Einstellungsgespräche online

Achten Sie bei Einstellungsgesprächen online darauf, die Anforderungen der DSGVO zu berücksichtigen. Grundsätzlich gilt für Einstellungsgespräche online:

Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck der Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis dient. Der § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG nennt hier auch ausdrücklich Bewerberinnen und Bewerber.

Es besteht eine Informationspflicht:

  • Art der personenbezogenen Daten (Bewerberstammdaten, Qualifikationen, Zeugnisse),
  • Quelle aus der die Daten stammen (vom Bewerber selbst oder Dienstleistern),
  • An wen die Daten weitergegeben werden (z.B. Personalabteilung, Fachbereichsleiter oder Betriebsrat),
  • Speicherdauer (z.B. 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens),
  • Rechte der Bewerber (Betroffenenrechte wie Löschung, Auskunft oder Recht auf Berichtigung).

Für Einstellungsgespräche online benötigen Sie natürlich ein Tool. Im Hinblick auf DSGVO-Konformität empfehlen wir das Folgende:

  • Vergleichen und prüfen Sie, welche Maßnahmen die Videoanbieter für den Datenschutz und die Datensicherheit treffen (Art 32 DSGVO). Das Tool muss den Anforderungen Art. 25 DSGVO entsprechen.
  • Wenn Sie das Gespräch aufzeichnen möchten braucht es die Zustimmung und vorherige Information der Kandidaten. Informieren Sie am besten schriftlich und holen Sie sich vorher dem Gespräch die Zustimmung ein, ebenfalls schriftlich. Dazu kommt, die Aufzeichnung muss erforderlich sein und ein Widerspruch darf nicht zum Ausschluss des Kandidaten führen.
  • Erarbeiten Sie ein Löschkonzept für die erhobenen Daten.
  • Stimmen Sie den Prozess und die genauen Formulierungen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
  • Binden Sie den Betriebsrat ein.

Zusätzliche Hinweise erhalten Sie unter den folgenden Links:
https://www.datenschutz-grundverordnung.eu/
https://datenschutz-generator.de/dsgvo-video-konferenzen-online-meeting/
https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/das-videointerview-im-bewerbungsverfahren/
https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/videokonferenz-tools-tipps-zur-auswahl-und-verwendung/